Gestión Administrativa

Una vez creada la Asociación, registrada su Acta Fundacional y sus Estatutos, y al margen de las obligaciones con la Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc., la entidad deberá llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios/as/as y los Libros de Contabilidad, que llevará al registro correspondiente, para que los legalicen (ver Diligenciado Libros).

Libro de Actas

En este libro deberemos recoger las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, anotando principalmente los acuerdos adoptados en las diferentes reuniones. Este libro esta numerado de forma correlativa y el orden de anotación deberá ser cronológico intentando evitar dejar hojas en blanco. Si dejáramos involuntariamente una hoja en blanco, esta queda anulada para evitar anotaciones posteriores.

Los datos que deberá contener cada acta, al menos, son los siguientes:

  • Órgano que se reúne.
  • Fecha, hora y lugar de la reunión.
  • Primera o segunda  convocatoria.
  • Listado con el nombre de los asistentes.
  • Orden del día.
  • Breve descripción del desarrollo de la reunión indicando los argumentos y pareceres de los asistentes.
  • Acuerdos adoptados y el mecanismo de adopción de cada acuerdo, incluyendo datos numéricos de votaciones, votos particulares si los existiese,etc.
  • Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a.

Las actas deben recogerse por parte del secretario/a durante el desarrollo de las reuniones. en la próxima sesión, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.

Libro de Socios/as

El Libro de Socios/as/as es un registro de las altas y bajas de socios/as que se van produciendo en la Asociación. El formato de venta en las papelerías, consta de una serie de columnas que recogen los datos del socio, las fechas de alta y baja, el número de socio, etc., de manera que cada socio ocupará una fila.

Libros de Contabilidad

Según el articulo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación existe la necesidad de llevar, por parte de todas las Asociaciones, a falta del Reglamento que venga a matizar esta obligación, una “… contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes …” .

Lo más recomendable es tener una contabilidad analítica, conocida también por contabilidad interna o de gestión. En este tipo de contabilidad debemos reflejar Ingresos y Gastos, Debe y Haber.

Protección de datos personales

Las Asociaciones están obligadas a cumplir la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal si disponen de cualquier tipo de datos de personas físicas.

Web de la Agencia Española de Protección de Datos

Seguro de Responsabilidad Civil*

Cuando una asociación realiza actividades es recomendable la contratación de un Seguro de Responsabilidad Civil. Siguiendo el concepto del art. 1902 del Código Civil, se puede decir que será responsable civilmente el que por su acción u omisión cause daño a otro, interviniendo culpa o negligencia está obligado a reparar el daño causado.

Dicha responsabilidad civil además de perseguir la reparación de un daño causado quiere establecer unos criterios didácticos de responsabilidad a la hora de realizar acciones, intentando eliminar que se produzcan riesgos en la realización de determinadas actividades.

Las actividades que realizan las asociaciones juveniles pueden entrañar riesgos para los participantes, pudiéndose producir accidentes no deseados pero que se ocasionan por algunas de las siguientes causas:

  • Negligencia o falta de atención y del adecuado cuidado en la actividad.
  • Imprudencia del monitor al actuar arriesgadamente en una actividad.
  • Impericia o falta de técnica y/o conocimientos.

Todos estos hechos pueden ocasionar un grave perjuicio moral y económico a la asociación o al monitor responsable de la actividad.

Para ello es importante que todas aquellas organizaciones juveniles que realicen actividades que puedan suponer un riesgo para los participantes, tengan suscrito un Seguro de Responsabilidad Civil.

En este sentido, cualquier compañía de seguros nos puede informar del seguro adecuado para cada caso y de las tarifas a aplicar.

La suscripción de esta póliza es especialmente indicada para asociaciones que realicen las siguientes actividades:

  • Campamentos, acampadas, intercambios, etc.
  • Deportes de riesgo.
  • Actividades en montaña.
  • Actividades náuticas.
  • Conciertos y espectáculos de gran afluencia.
* extraído de Informajoven del Ayuntamiento de Murcia
 
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