Gestión Económica

La gestión económica de las asociaciones trata de definir y organizar el movimiento contable de ingresos y gastos, cobros y pagos producidos en las mismas para precisar el patrimonio de las mismas. Para llevar un buen funcionamiento financiero de la Asociación es necesario que establezcamos unas pautas o normas, en este apartado tratamos de definir todo lo referente al aspecto financiero de las asociaciones.

Una buena gestión de los recursos económicos es fundamental a la hora de organizar una asociación, incluso cuando estamos empezando o no dispongamos de muchos ingresos. No olvidemos que para cualquier subvención o ayuda que solicitemos, vamos a tener que llevar una buena contabilidad y justificación de todos los gastos, así que la labor de la persona encargada de la tesorería es una labor a cuidar y supervisar por toda la Junta Directiva.

Contabilidad

La contabilidad es la forma de describir los movimientos económicos de una entidad mediante herramientas como son el libro mayor y el libro diario, estando toda la contabilidad sujeta a unas recomendaciones especificas recogidas en el Plan General Contable.

Para pequeñas entidades una herramienta útil podría ser una hoja de cálculo en la que se reflejen los movimientos económicos. No obstante para asociaciones que tengan un número elevado de operaciones económicas es conveniente contratar los servicios de una asesoría.

Presupuesto

Un presupuesto es la previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año. Permite a las entidades establecer prioridades, dimensionar las actividades a realizar para la consecución de sus objetivos y la evaluación de los mismos. En la gestión económica de la entidad es posible incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos). El presupuesto, elaborado con anterioridad,  se debe realizar equilibrando los ingresos y gastos de dinero de la entidad a lo largo del periodo de tiempo estipulado y con la responsabilidad de responder a los objetivos de la asociación, indicando de donde provendrán los ingresos y en que partidas se ejecutará el gasto.

 A la luz de la Ley de Asociaciones será necesario presentar una vez al año el presupuesto del ejercicio así como las cuentas del anterior ejercicio en una asamblea convocada al efecto.

Para comprender mejor la gestión económica cabe diferenciar dos conceptos básicos:

Ingresos – Gastos / Cobros – Pagos

 Se definen los ingresos como las cantidades económicas que vamos a percibir por diferentes vías: subvenciones, cuotas de socios/as, prestaciones de servicios, etc.

 Se definen gastos como las salidas de dinero que tendremos en nuestra caja que estarán destinados al cumplimiento de los objetivos.

 La diferencia principal entre Ingreso y cobro es que el ingreso nos indica la cantidad de dinero que percibiremos pero no el tiempo en el que se hará efectivo, mientras que los cobros nos indicaran con fechas que cantidad de dinero se ingresara

Los ingresos

Ver apartado: Vías de financiación.

 Los gastos

Los gastos es conveniente agruparlos en partidas:

  • Personal. (salarios de personal propio contratado, pagos seguridad social y otros posibles seguros).
  • Servicios externos, prestados por profesionales independientes (asesoría,  limpieza, etc.)
  • Infraestructuras:
    • Oficina y materiales de oficina. (alquiler, seguro, cuota comunidad, agua, luz, material oficina…)
    • Comunicaciones (correo, teléfono, mensajería, cuotas de internet, etc)
  • Actividades: Dinero destinado a la organización de actividades y proyectos. A su vez dentro de cada presupuesto de cada actividad también debemos diferenciar sus capítulos.
  • Inventariable. bienes muebles e inmuebles, ordenadores, televisiones…
  • Gastos financieros (comisiones bancarias por operaciones diversas).

 Los pagos por bienes adquiridos o servicios recibidos serán realizados por la Asociación de las siguientes formas:

  • En efectivo, con dinero de caja previamente sacado de la cuenta de la Asociación, este movimiento se anotará en el Libro de Caja.
  • Mediante Cheque (Cheque firmado por los miembros de la Asociación que tengan firma en la cuenta).
  • Mediante transferencia bancaria al número de cuenta de la entidad o persona a pagar.

En todos los casos cuando se reciba la factura correspondiente y se haya realizado el pago se requerirá que las personas beneficiarias firmen un recibí expedido por la asociación de que han recibido la cantidad pagada.

Tesorería

 La tesorería es el área de una entidad en la que se gestionan:

  •  La ejecución de pagos y cobros.
  • La gestión de la caja.
  • Las diversas gestiones bancarias.
  • La contabilidad registra dicha ejecución.

 Mientras que la contabilidad  registra dichas operaciones.

Balance

 Es la información de la situación económica de la entidad en un periodo determinado. El balance consta de dos partes: el activo y el pasivo, cuyos saldos deben ser iguales (saldo del activo = saldo del pasivo).

 El activo: son los bienes materiales y derechos que tiene la Asociación:

  • Bienes inmuebles y muebles.
  • Existencias (productos a la venta en la asociación).
  • El dinero disponible en bancos y caja.
  • Los derechos adquiridos (deudas o pagos pendientes que tienen con nosotros).

El pasivo: son las obligaciones que tiene la Asociación:

  • Pasivo exigible: las deudas que tiene la Asociación.
  • Pasivo no exigible: lo que la organización no debe a nadie sino a sí misma (capital fundacional, reservas de capital acumulado en años anteriores,..).
Facturación a terceros

En caso de que una Asociación realice actividad económica y preste sus servicios a entidades publicas o privadas deberá facturar a estas.

Las Facturas deberán recoger las siguientes anotaciones:

  • Tienen que ser correlativas en número y fecha.
  • Cada comienzo de año la facturación deberá empezar por el nº1 independientemente del número de factura en el que se acabara el año anterior.
  • Las facturas deberán recoger en el margen superior izquierdo los datos de la Asociación y en el margen superior derecho la fecha, nº de factura y los datos de la entidad a la que se le factura. (Los datos de ambas entidades deberán reflejar el nombre, dirección y C.I.F)
  • En la parte del medio de la factura se realizara el desglose de la misma indicando el concepto por el que se factura, nº de horas, precio hora y precio total. En caso de no estar exento de IVA se desglosara en la misma el correspondiente IVA.
  • La factura deberá ir sellada y firmada.
  • En caso de que el cobro de la factura se hiciera por número de cuenta, esta deberá indicar el mismo en la parte inferior de la factura.
  • Las facturas deberán ser archivadas y ordenadas por número.
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